Virtueller KI-Empfangsmitarbeiter: So beantwortest du die Anrufe deines Geschäfts jederzeit

Anrufe, die nicht entgegengenommen werden, sind Kunden, die den Nächsten auf der Liste anrufen. Das passiert, wenn du gerade jemand anderen bedienst, wenn das Telefon besetzt ist oder außerhalb der Geschäftszeiten. Ein virtueller KI-Empfangsmitarbeiter ist ein Sprachagent, der diese Anrufe für dich beantwortet: Er/Sie versteht, was ihm/ihr gesagt wird, antwortet mit den Informationen deines Geschäfts, nimmt die Daten auf, trägt den Termin ein und hinterlässt dir eine schriftliche Zusammenfassung. In diesem Leitfaden erfährst du, was es genau ist, wie es sich von einer Mailbox oder einer Telefonanlage unterscheidet, wie es ohne Nummernwechsel in Betrieb genommen wird und welche Grenzen das Beantworten von Anrufen mit KI hat.

Was ist ein virtueller KI-Empfangsmitarbeiter und was er nicht ist

Es ist ein Sprachagent, der mit deinem Telefon verbunden ist. Wenn ein Anruf eingeht, den du nicht entgegennehmen kannst, nimmt er ihn an: Er begrüßt mit dem Namen deines Geschäfts, hört, was die Person braucht, und handelt. Wenn nach den Öffnungszeiten oder dem Preis einer Dienstleistung gefragt wird, antwortet er. Wenn ein Termin gewünscht wird, schaut er in deinen Kalender und trägt ihn ein. Wenn es etwas ist, das eine Person bearbeiten muss, nimmt er die Daten auf oder leitet den Anruf weiter. Beim Auflegen hinterlässt er dir eine Zusammenfassung des Gesprächs in deinem System.

Es ist auch nicht zu verwechseln mit den Funktionen, die einige Mobiltelefone mitbringen, um Anrufe mit KI zu beantworten. Diese Funktionen nehmen für dich ab, um zu fragen, wer anruft und warum, bevor du abnimmst; sie dienen dazu, Anrufe zu filtern, nicht dazu, Kunden eines Geschäfts mit dessen Informationen, Terminkalender und Regeln zu bedienen.

Was er tun kann für Ihr Unternehmen

• Außerhalb der Geschäftszeiten bedienen. Anrufe am frühen Morgen, mittags oder am Wochenende erhalten eine Antwort anstatt einer Mailbox.
• Häufig gestellte Fragen beantworten. Öffnungszeiten, Adresse, Dienstleistungen, Richtpreise oder wie der erste Besuch abläuft.
• Termine und Erinnerungen planen. Sucht einen freien Termin in deinem Kalender, bestätigt den Termin und kann später daran erinnern.
• Daten aufnehmen. Name, Telefonnummer und Grund des Anrufs, geordnet, damit dein Team zurückrufen kann und weiß, worum es geht.
• An dein Team weiterleiten. Wenn es dringend ist oder der Kunde es wünscht, leite den Anruf an die zuständige Person weiter.
• Eine Zusammenfassung hinterlassen. Jeder Anruf wird schriftlich in deinem CRM oder in deiner E-Mail festgehalten.

In welchen Geschäften passt besser

Passt zu jedem Geschäft, in dem das Telefon häufiger klingelt, als man abnehmen kann, und die Anrufe sich ähneln. Zum Beispiel:

• Unternehmen, die von Terminen leben: Kliniken, Physiotherapie, Friseursalons, Werkstätten. Ein Großteil der Anrufe dient dazu, einen Termin zu vereinbaren, zu ändern oder abzusagen.
• Hausdienstleistungen: Renovierungen, Wartung, Reparaturen. Der Agent nimmt die Adresse und das Problem auf, und Ihr Team kommt zum Termin und weiß, was zu tun ist.
• Büros und Praxen: filtert die Anrufe, nimmt den Grund auf und plant das erste Gespräch mit der zuständigen Person.
• Gastgewerbe: Tischreservierungen zu den Zeiten, in denen niemand das Telefon abnehmen kann.

Wie es geht in Betrieb

1. Entscheiden Sie, welche Anrufe er entgegennimmt. Nur außerhalb der Geschäftszeiten, wenn Sie kommunizieren oder nicht abnehmen, oder alle. Normalerweise wird eine Weiterleitung von Ihrer Leitung eingerichtet, sodass Ihre Kunden weiterhin die gewohnte Nummer anrufen.
2. Bereiten Sie seine Informationen und sein Skript vor. Wie er grüßt, was er antworten kann, welche Daten er anfordert und was er niemals sagen sollte.
3. Verbinden Sie Ihren Kalender und Ihre Programme. Damit er in echten Lücken plant und die Zusammenfassung dort hinterlässt, wo Ihr Team arbeitet.
4. Definieren Sie, wann er an eine Person weiterleitet. Notfälle, Kunden, die es anfordern, Anfragen, die von seinen Regeln abweichen.
5. Testen und überprüfen. Zuerst Testanrufe und in den ersten Wochen Überprüfung der Zusammenfassungen, um bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen.

Was sollte nicht tun

• Einen Notfall zurückhalten. Dringendes wird sofort an eine Person weitergeleitet, ohne mehr Fragen als nötig.
• Erfinden. Wenn er eine Information nicht hat, sagt er es und notiert es, damit jemand anruft. Er erfindet niemals einen Preis oder eine Frist.
• Sensible Gespräche führen. Eine Beschwerde, eine schlechte Nachricht oder eine Verhandlung sind Sache Ihres Teams.
• Sich als Person ausgeben. Abgesehen davon, dass es obligatorisch ist, darauf hinzuweisen, vertraut der Kunde mehr, wenn er weiß, mit wem er spricht.

Adrián Alcalá Automatisierung und KI

Die KI erledigt das Wiederkehrende. Ihr Team, das Wichtige.

Wie viel kostet es ein KI-Rezeptionist

Wie jede KI-Integration hat sie zwei Teile. Die Inbetriebnahme: das Skript und die Informationen vorbereiten, den Kalender und Ihre Programme verbinden, die Weiterleitung konfigurieren und testen. Und ein wiederkehrende Kosten was davon abhängt, wie viele Gesprächsminuten er bearbeitet: Stimme und KI werden nach Nutzung bezahlt. Deshalb ist es ratsam, dies mit Ihrem tatsächlichen Anrufvolumen zu berechnen, und insbesondere mit den Anrufen, die heute verloren gehen, da diese die Investition rechtfertigen.

Wie man weiß ob es funktioniert

• Verpasste Anrufe. Wie viele vorher unbeantwortet blieben und wie viele jetzt.
• Vom Agenten vereinbarte Termine. Vor allem außerhalb der Geschäftszeiten, wo vorher niemand erreichbar war.
• Weiterleitungen an Ihr Team und deren Grund. Wenn er immer aus demselben Grund weiterleitet, fehlen ihm Informationen oder eine Regel.
• Überarbeitete Zusammenfassungen. Wenn Ihr Team noch einmal fragen muss, was bereits besprochen wurde, muss die Zusammenfassung angepasst werden.

Häufig gestellte Fragen

Geschrieben von Adrián Alcalá

Webdesigner in Dénia. Wenn Sie Fragen zu diesem Artikel haben, schreiben Sie mir.